活动策划：前期准备/初步策划和预算

设计和举办一次活动常常被比喻为指导一部电影，无论它是一次普通会员，还是公司活动、筹款活动、正式会议、会展活动、奖励活动，或者其他特殊活动。但实际上筹备活动更像在策划一场现场直播的表演。它是一场高空走钢丝而没有安全网的表演，活动一旦开始就没有任何弥补的机会。活动必须一次性完成，不可能有预先排练。你不可能喊：“停拍”，然后重新拍摄。拍电影时可以通过剧本预知未来，而活动进行中你就无法预测你的客人和供应商们讲怎样互打交道，怎样作出反应。不过你可以事先计划，做一些准备工作，以便随时处理意外情况。不要忘记墨菲法则：可能会出错的事情一定会出错。

虽然你不是在拍一部角逐奥斯卡奖项的电影，但你是在创造一件可能会给别人留下永远回忆的作品。任何一场活动，无论50人的小型活动还是2000余人的大型活动，应该像电影制作那样有详细的“剧本”，活动的预算也应该详尽明确。为各类回忆、公司活动、新产品发布、奖励活动和特殊活动所作的预算少则几万，多则可达几十万甚至超过几百万。进行如此周密策划的目的正如假日饭店的老标语所言：“不可有意外事情发生。”

在你开始策划之前，你首先应决定是否该举办这次活动。如果决定举办，那么就要决定活动的规模，而活动规模取决于两个要素：资金和目标。

你能花多少钱？你应做的第一件事是确定你能为活动预备多少钱，即使最小型的活动也必须有资金保证。如果资金没有问题，那么你必须提前决定能花多少钱，然后按照预算来策划活动。预先对费用做粗略估算是很有必要，因为通常先要获得上级部门对预算的批准，活动才能举办。

活动的目的是什么？你的目标将决定你如何制定计划和举办活动。如果你想为与会的客人准备一场活动，但客人们在同一个晚上还可能会选择参加其他活动，那么你的目标就是要激发他们的兴趣，吸引他们来参加你的活动并愿意留下来与你的员工交流沟通。如果你的目标是吸引媒体关注（比如，推介一个新建的会场），你就要想办法引发记者们的兴趣。你可以发一些吸引人的电子邮件，邀请他们来参观一下活动的幕后筹备工作，借以提醒他们活动举办的日期。同时可以设立一个现场聊天室，让大家发表自己的意见和看法。还可以为各新闻媒体以及邀请到的客人和名人们专门举办一个招待会，确保给记者们照相的机会和进行访谈的时间。http://www.awmodel.com