如果计划举办户外活动，那么需要准备一套备选活动策划方案来应对恶劣的天气。在春、夏、秋季举办企业活动，要在所选定的活动会场预定帐篷或雅间，以防天有不测风云。冬天的户外活动策划也是如此。如果安排的活动是滑雪，那么还需要预定其他活动会场，以便天气不适于滑雪时，可以转移活动地点。户外活动需要特殊的布景，成本因素也会有所不同。例如，如果安装帐篷，根据不同的需要，准备安装工作可能需要大约两三日至一周不等。如果遇上雨天，还有可能延迟。此外还要算上等地面边干的时间。拆卸和撤离也会需要一两天。有些活动场地可能还需要计入安装和拆卸设备期间的场租，因为该场地在那一段时间无法再租给他人。此外，还要查看拆卸工作是否安排在周日，因为如果是这样的话，劳务费里还应计入加班费。其他费用因素还可能包括对活动场地的照看，或者在活动场所没有厨房、又或者厨房不符合自己要求和安全要求的情况下，为酒宴承办人准备单独的帐篷以作厨房之用等情况。帐篷可能会被风吹走，因此必须有人能迅速及时处理此事，从而避免引起更大的麻烦。此外，在夜间或在搬进、撤离活动会场以及装、卸活动设备期间，由于人手杂多，必须确保有人看管租用的物品，如桌椅、布景道具、视听设备等。

2.  公司活动场地是否不止一个

如果活动举办涉及两个不同的地点，那么要考虑路上交通所花费的时间。如果不存在交通问题，那么要考虑迎宾的方式。

3.  制定预算

活动会场的情况通常会各不相同。例如，在酒店举办企业活动，使用桌椅、桌布、专用酒杯不需要支付额外的费用，但是在会展中心、博物馆等举办活动则情况不同，对方要专门为你的活动准备这些用品，因此可能会收取租金。